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Pourquoi mettre en place une gestion de flotte automobile ?

La gestion de flotte automobile est une activité difficile à appréhender pour les entreprises. En effet, La gestion du véhicule de fonction met à contribution les fonctions supports d’une organisation (Achats, RH, Moyens Généraux, Direction Administrative et, Financière). Elle requiert donc des compétences multiples. Néanmoins, il n’existe pas de formation spécifique de gestionnaire de parc. Pourtant, la gestion de parc demande rigueur et organisation afin de gérer ses importants enjeux financiers.

Pourquoi investir pour la gestion de flottes ?

Depuis près de 10 ans, ces flottes progressent de façon exponentielle dans les organisations même si l’activité de la société stagne. Cette explosion du nombre de véhicules dans un parc rend la tâche de gestion difficile.

Devant la complexité de la tâche, l’entreprise aura tendance à abandonner la gestion à son principal fournisseur, le financeur. Cette option dangereuse donne autorité de gestion à un tiers sans contrôle puisqu’il est le principal fournisseur.

La première étape consiste à définir un budget de fonctionnement. On parle souvent de 3% du budget total.

La seconde étape consiste à adapter votre parc automobile aux vrais usages de l’entreprise. Il s’agit de déterminer le bon mode de financement, le type de véhicules à attribuer, la maintenance adaptée des véhicules, … Ces éléments seront définis dans la « Car Policy » (charte véhicules).

Ensuite, un gestionnaire de parc devra être embauché. En effet, la prise en compte des coûts d’une flotte et la gestion des conducteurs (avec une nécessaire évangélisation aux bonnes pratiques) permettent de gérer efficacement et d’optimiser le coût d’un parc (TCO); Ces opérations courantes permettent aussi d’aborder les aspects législatifs et fiscaux qui entourent la bonne gouvernance d’un parc de véhicules : calcul de la TVS (Taxe sur les véhicules de sociétés)et des avantages en nature, l’immatriculation des véhicules, la souscription d’une assurance, la conformité des données collaborateurs avec le RGPD…

L’objectif du responsable de parc est d’opérer efficacement en automatisant le processus de gestion. La feuille Excel devra, si la flotte est supérieure à 50 véhicules, être remplacée par un logiciel de gestion.

Comment réduire ou optimiser les coûts de ma flotte automobile ?

Un outil digital devient essentiel pour appréhender ces opérations. Ce logiciel permet notamment de concaténer les données et rationaliser la flotte. Un outil de gestion de flotte est donc un moyen formidable de pouvoir réduire les coûts de sa flotte automobiles grâce à de nombreuses fonctionnalités.

Comment choisir son outil ?

Bien souvent, la connaissance métier des équipes du prestataire informatique devra être privilégiée pour acquérir le logiciel performant.

Comment automatiser les taches ?

Le logiciel de gestion de parc automobile sera « le partenaire idéal » du gestionnaire pour optimiser la gestion des datas. La récupération des factures des principaux fournisseurs, la gestion des commandes véhicules et de leurs restitutions et le suivi des kilométrages sont des processus lourds et complexes. Les outils digitaux permettent aujourd’hui de réaliser ce suivi et ce contrôle.

D’autres entreprises délèguent cette fonction. Face aux importantes contraintes que représente une gestion de parc, certaines entreprises préfèrent se tourner vers des prestataires spécialisés.

Qu’elle soit externalisée ou opérée en interne, la gestion de flottes devra tenir compte de plusieurs facteurs :

Le TCO (Total Cost of Ownersship),
Le TCM (Total Cost of Mobility). Cette notion intégrant l’ensemble de la mobilité des collaborateurs a fait son apparition depuis l’arrivée de modes de déplacements alternatifs et notamment la gestion de pool,
La gestion de l’énergie. Cette dernière devenant de plus en plus onéreuse, un suivi particulier est requis,
Le bon suivi du kilométrage avec les notions des financeurs de loi de roulage et de grille de fluidité,
Une veille de la fiscalité et un calcul des avantages en nature.

Quel ROI pour une gestion de flotte ?

Pour rappel, le coût d’une voiture de fonction est d’environ 10 000 € net par an. Si une société en compte une centaine, le budget dépassera le million d’euros. La dépense est donc conséquente. Grâce à la mise en place d’un logiciel spécialisé, une entreprise bénéficiera d’une meilleure visibilité sur ses opérations. En optimisant celles-ci, son objectif final sera d’obtenir un retour sur investissement rapide.

Il est donc important d’avoir une approche structurée sur le coût d’une flotte. Bien souvent, on essaie d’avoir une approche TCO comprenant l’intégration de la totalité des coûts d’un parc :

La Location (LLD ou LOA voir LCD) ou la propriété,
L’énergie,
La fiscalité,
La sinistralité.
Connaître combien coûte la flotte automobile de l’entreprise fait partie des attributions du gestionnaire de flotte. Le TCO est un calcul additionnant les dépenses liées à ces véhicules.

En face de ce coût, l’entreprise doit valoriser l’usage qui est fait de cette flotte. Car le véhicule de société est un outil de travail. Il est aussi un moyen de rémunération et de valorisation des collaborateurs. En période de « guerre » sur la recherche de talents, la voiture peut devenir un atout important.

Les indicateurs de suivi d’un parc automobile sont nombreux et nous pouvons les regrouper en 3 grandes familles.

La gestion du cycle de vie du véhicule :
Gestion du cycle de vie (Renouvellement, maintenance et restitution),
Renouvellement avec une mise en concurrence des loueurs ou gestion de la procédure d’achat (s’assurer en amont de l’acquéreur),
Pilotage des contrats et avenants,
Gestion des interventions maintenance, pneumatiques et remises en état,
Contrôle et validation des factures.
Le service au conducteur :
Réception des appels des conducteurs et gestion de la demande,
Prise en charge complète du renouvellement du véhicule : choix, commande, livraison, restitution.
Le pilotage du quotidien :
Prise en compte des informations sociales, techniques et de facturation,
Calculs de la fiscalité TVS, TVA récupérable, amortissements, Avantage En Nature (AEN) ,
Gestion complète du flux de données liées au véhicule et interprétation de celui-ci,
Création des tableaux de bord personnalisés.
Avec cette approche rigoureuse, l’entreprise se fixe des objectifs de maîtrise de sa dépense de mobilité. Cette notion de mobilité est d’autant plus importante que ces organisations doivent inscrire leur démarche dans une attitude éco responsable. La mobilité durable devient un enjeu fort. La gestion de pool et l’éco conduite sont des solutions. Il est nécessaire d’inciter leurs collaborateurs à optimiser leurs déplacements dans l’optique de réduire les émissions de CO2.

Plus que jamais, les organisations ont besoin de « muscler » leur approche en gestion de parc. À travers celle-ci, l’entreprise pourra atteindre ses objectifs de réduction de coûts mais aussi inscrire sa raison d’être et ainsi sa contribution à vivre dans un monde plus éco responsable.